秘书和行政助理,法律、医疗和行政职业除外

职位描述:执行日常行政工作,例如起草信件、安排约会、整理和维护纸质和电子档案,或向来电者提供信息。


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秘书和行政助理,法律、医疗和行政职业除外

秘书和行政助理(法律、医疗和行政主管除外)的工作:

  • 操作办公设备,如传真机、复印机或电话系统,并在设备出现故障时安排维修。
  • 使用计算机进行各种应用,如数据库管理或文字处理。
  • 复印信件或其他印刷材料。
  • 建立和管理纸质或电子档案系统,记录信息,更新文书工作,或维护文件,如考勤记录,通信或其他材料。
  • 利用互联网等资源进行搜索以找到所需的信息。
  • 按照公司程序填写表格。
  • 创建、维护并将信息输入数据库。
  • 接听电话,为来电者提供信息,记录留言,或将电话转给合适的人。
  • 欢迎访客或来电者并处理他们的询问,或根据他们的需要将他们介绍给适当的人。
  • 学习操作新开发和实施的办公技术。
  • 撰写、打印并分发会议记录、日常通信或报告,如演示报告或费用报告、统计报告或月报。
  • 找到需要回复的信件,并附上适当的文件。
  • 打开、阅读、发送和分发收到的邮件或其他材料,并回复日常信件。
  • 维护日程安排和事件日历。
  • 操作电子邮件系统,协调内部或与其他组织的信息流动。
  • 订购和分发物资。
  • 准备会议或活动的材料,如传单或邀请函。
  • 回顾其他人所做的工作,检查拼写和语法是否正确,确保遵守公司格式政策,并提出修订建议。
  • 培训和协助员工使用电脑。
  • 为客户、客户或主管安排和确认预约。
  • 协调会议、会议或特殊活动,如午餐或毕业典礼。
  • 管理项目或为委员会或团队工作做贡献。
  • 为客户提供服务,如订单安排或帐户信息。
  • 建立工作程序或时间表,跟踪记录文书人员的日常工作。
  • 邮寄通讯、宣传材料或其他信息。
  • 收存资金入账,从现金账户中拨付资金支付账单或发票,保持收款和付款记录,确保账户收支平衡。
  • 监督其他文员,为新员工提供培训和指导。
  • 为办公室人员安排会议、会议或旅行预订。
  • 准备和邮寄支票。
  • 执行工资单功能,如维护计时信息和处理和提交工资单。
  • 开发或维护公司内部或外部网站。
  • 用速记或机器记录口述并抄写信息。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

与计算机交互-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)来编程、编写软件、设置功能、输入数据或处理信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或亲自向主管、同事和下属提供信息。

获取信息-从所有相关来源观察、接收和获取信息。

执行行政活动——执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

组织、计划和优先安排工作——制定具体的目标和计划来优先安排、组织和完成你的工作。

建立和保持人际关系——与他人建立建设性的、合作的工作关系,并长期保持这种关系。

记录/记录信息-以书面或电子/磁形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

评估信息以确定是否符合标准——利用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

与组织外部的人沟通——与组织外部的人沟通,代表组织面对客户、公众、政府和其他外部来源。这些信息可以面对面、书面、电话或电子邮件进行交流。

处理信息-编译、编码、分类、计算、制表、审核或验证信息或数据。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似点,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,选择最佳解决方案和解决问题。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

帮助和关心他人——向同事、客户或病人等他人提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人照顾。

更新和使用相关知识——保持技术的更新,并将新知识应用到你的工作中。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

解决冲突和与他人协商-处理投诉,解决争端,解决不满和冲突,或与他人协商。

为公众表演或直接与公众合作——为公众表演或直接与公众打交道。这包括在餐馆和商店为顾客服务,接待客户或客人。

分析数据或信息——通过将信息或数据分解成独立的部分来确定信息的基本原则、原因或事实。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用。

判断事物、服务或人的质量-评估事物或人的价值、重要性或质量。

协调他人的工作和活动——让团队成员一起工作来完成任务。

培训和教育他人——确定他人的教育需求,制定正式的教育或培训计划或课程,并教授或指导他人。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

估计产品、事件或信息的可量化特征-估计尺寸、距离和数量;或决定完成一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

秘书和行政助理(法律、医疗和行政除外)荷兰代码图