接待员和信息文员的职业

职位描述:回答询问,并向公众、客户、访客和其他有关部门、办公室和员工在机构和地点进行的活动的相关方提供信息。


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接待员和信息文员的职业

接待员和信息文员的工作:

  • 操作电话总机,接听、筛选、转接来电、提供信息、留言、安排约会等。
  • 听取并解决客户或公众的投诉。
  • 收集、分类、分发或准备邮件、信息或快递。
  • 迎接进入机构的人员,确定访问的性质和目的,并引导或护送他们到特定的目的地。
  • 提供有关机构的信息,如部门或办公室的位置,组织内的员工,或提供的服务。
  • 档案和维护记录。
  • 分析数据以确定客户或公众提出的问题的答案。
  • *执行行政支持任务,如校对,抄写手写信息,或操作计算器或计算机,以处理工资记录,发票,资产负债表或其他文件。
  • 用电脑、邮件或传真机向客户传递信息或文件。
  • 安排约会,维护和更新约会日历。
  • 接收付款并记录服务收据。
  • 履行职责,如照顾植物或整理杂志,以维护大堂或接待区。
  • 处理和准备备忘录、信件、旅行凭证或其他文件。
  • 保持工作人员的位置和可用性的最新记录。
  • 接受商品或材料的订单,并将订单送到相应的部门进行处理。
  • 为特殊项目安排场地或设备,并准备参与者名单。
  • 登记个人参加课程,并通知他们被接受。
  • 计算和报价费率的旅游,股票,保险单或其他产品或服务。
  • 组织参观或演讲,描述公共设施的特点,如历史遗迹或国家公园。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

使用计算机-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)来编程,编写软件,设置功能,输入数据或处理信息。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

为公众表演或直接与公众合作-为公众表演或直接与公众打交道。这包括在餐馆和商店为顾客服务,接待客户或客人。

获取信息——观察、接收和从所有相关来源获取信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或当面向主管、同事和下属提供信息。

建立和维护人际关系-与他人建立建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

记录/记录信息—以书面或电子/磁形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

处理信息-编译、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

与组织外的人沟通——与组织外的人沟通,代表组织面对客户、公众、政府和其他外部来源。这些信息可以当面、书面、电话或电子邮件交换。

帮助和关心他人——为他人提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人照顾,如同事、客户或病人。

更新和使用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到你的工作中。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似点,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来确定优先级、组织和完成你的工作。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,以选择最佳解决方案并解决问题。

评估信息以确定是否符合标准——使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

判断对象、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

培训和指导他人——识别他人的教育需求,开发正式的教育或培训项目或课程,并教授或指导他人。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

处理和移动物体-使用手和手臂来处理,安装,定位和移动材料,以及操纵东西。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

指导和发展他人——确定他人的发展需求,指导、指导或以其他方式帮助他人提高知识或技能。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决争端,解决不满和冲突,或以其他方式与他人谈判。

协调他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

接待员和信息员荷兰代码图