办公室和行政支持工作者职业生涯的一线主管

职位描述:直接监督和协调文员和行政支持人员的活动。


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办公室和行政支持工作者职业生涯的一线主管

办公室和行政支持人员的一线主管都做什么:

  • 培训或指导员工工作职责或公司政策,或安排提供培训。
  • 与员工讨论工作表现问题,找出原因和问题,并努力解决问题。
  • 就人事决定或程序变更等问题向管理层提出建议。
  • 与管理层一起执行公司或部门的政策、程序和服务标准。
  • 评估员工的工作表现和是否符合规定,并建议适当的人事措施。
  • *研究、汇编和准备报告、手册、通信或管理层或政府机构要求的其他信息。
  • 与经理或其他人员协商解决设备性能、输出质量或工作进度等方面的问题。
  • 参与下属的工作,以提高工作效率或克服工作中的困难。
  • 开发或更新程序、政策或标准。
  • 向员工解释和沟通工作流程和公司政策。
  • 监督办公室,行政或客户服务员工的工作,以确保遵守质量标准,截止日期和适当的程序,纠正错误或问题。
  • 指导员工处理困难或复杂的问题,或解决升级的投诉或纠纷。
  • 解决客户投诉或回答客户有关政策和程序的问题。
  • 计算诸如余额、总额或佣金等数字。
  • 为办公室或行政人员准备和发布工作时间表、截止日期和职责分配。
  • 与其他主管人员或其他工作单位或部门协调活动。
  • 招聘、面试和挑选员工。
  • 审查与生产、工资或运输等活动有关的记录或报告,以核实细节,监控工作活动,或评估绩效。
  • 维护有关库存、人员、订单、供应或机器维护的记录。
  • 安排必要的保养或维修工作。
  • 根据预算和工作量制定工作计划。
  • 设计、实施或评估员工培训和发展计划、客户服务计划或绩效衡量标准。
  • 监控库存水平,根据需要申请或购买物资。
  • 分析机构或部门的财务活动,为预算计划和准备过程提供投入。
  • 随时了解劳资协议的规定及其对部门运作的影响。
  • 计划或协调办公室服务,如设备或供应采购或组织,资产处置,搬迁,停车,维护或安全服务。
  • 协调或执行与运输、接收、分配或运输有关的活动。
  • 规划储藏室、仓库或其他存储区域的布局,考虑周转、大小、重量或与存储物品有关的相关因素。
  • 与工会代表讨论工作上的问题或不满。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

使用计算机-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)来编程,编写软件,设置功能,输入数据或处理信息。

获取信息——观察、接收和从所有相关来源获取信息。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,以选择最佳解决方案并解决问题。

处理信息-编译、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或当面向主管、同事和下属提供信息。

分析数据或信息——通过将信息或数据分解为单独的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

记录/记录信息—以书面或电子/磁形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

指导和发展他人——确定他人的发展需求,指导、指导或以其他方式帮助他人提高知识或技能。

评估信息以确定是否符合标准——使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似点,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决争端,解决不满和冲突,或以其他方式与他人谈判。

人员配置组织单位-招聘,面试,选择,雇用和提升员工在一个组织。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

指导、指导和激励下属——为下属提供指导和指导,包括制定绩效标准和监督绩效。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来确定优先级、组织和完成你的工作。

建立和维护人际关系-与他人建立建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

监控和控制资源——监控和控制资源,监督资金的支出。

判断对象、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

更新和使用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到你的工作中。

培训和指导他人——识别他人的教育需求,开发正式的教育或培训项目或课程,并教授或指导他人。

协调他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

与组织外的人沟通——与组织外的人沟通,代表组织面对客户、公众、政府和其他外部来源。这些信息可以当面、书面、电话或电子邮件交换。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

制定目标和战略——建立长期目标,并详细说明实现这些目标的战略和行动。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

向他人提供咨询和建议——就技术、系统或过程相关的主题向管理层或其他团队提供指导和专家建议。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

帮助和关心他人——为他人提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人照顾,如同事、客户或病人。

为公众表演或直接与公众合作-为公众表演或直接与公众打交道。这包括在餐馆和商店为顾客服务,接待客户或客人。

检查设备,结构或材料-检查设备,结构或材料,以确定错误或其他问题或缺陷的原因。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计大小、距离和数量;或者决定完成一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

进行一般体育活动-进行需要大量使用你的胳膊和腿的体育活动,并移动你的整个身体,如攀登,举重,平衡,行走,弯腰,和处理材料。

处理和移动物体-使用手和手臂来处理,安装,定位和移动材料,以及操纵东西。

销售或影响他人——说服他人购买商品或商品,或以其他方式改变他们的想法或行动。

办公室和行政支持人员的一线主管荷兰代码图