档案管理员职业

职位描述:将信件、卡片、发票、收据和其他记录按字母或数字顺序或根据所使用的归档系统进行归档。根据需要,从文件中找到并删除材料。


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档案管理员职业

文件管理员的工作:

  • 根据需要向文件记录中添加新材料或创建新记录。
  • 根据指导方针(如内容、目的、用户标准或时间顺序、字母顺序或数字顺序)对信息进行排序或分类。
  • 回答有关记录或文件的问题。
  • 从部门或员工那里收集要归档的材料。
  • 从事一般的办公室工作,如打字、接电话、操作办公室机器、处理邮件或保护机密材料。
  • 根据请求从文件中查找、检索和复制信息,并将信息交付给授权用户。
  • 根据分类和识别信息将材料放入存储容器,如文件柜、盒子、箱子或抽屉。
  • 根据文件维护指南或法律要求,清除过时或不必要的材料,销毁它们或将它们转移到不活跃的存储器。
  • 扫描或阅读传入的材料,以确定它们应该如何分类或归档。
  • 输入数据,如文件编号、新的或更新的信息,或文件信息编码到计算机系统中,以支持文件和信息检索。
  • 跟踪从文件中删除的材料,以确保借来的文件归还。
  • 修改或改进档案系统或实施新的档案系统。
  • 使用日志或电脑记录归档或移除的材料,并生成计算机化报告。
  • 定期检查材料或文件,确保放置正确、易读或状态良好。
  • 设计与归档系统相关的表单。
  • 为索引材料分配和记录或盖章识别号码或代码,以便存档。
  • 完成一般财务活动,如处理应付账款,审查发票,收取现金付款,或开具收据。
  • 检索储存在缩微胶片或缩微胶片中的文件,并将它们放在观看器中以供阅读。
  • 操作机械化文件,将需要的记录旋转到特定位置。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

使用计算机-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)来编程,编写软件,设置功能,输入数据或处理信息。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来确定优先级、组织和完成你的工作。

获取信息——观察、接收和从所有相关来源获取信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或当面向主管、同事和下属提供信息。

建立和维护人际关系-与他人建立建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

处理信息-编译、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

记录/记录信息—以书面或电子/磁形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

更新和使用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到你的工作中。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似点,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,以选择最佳解决方案并解决问题。

评估信息以确定是否符合标准——使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

处理和移动物体-使用手和手臂来处理,安装,定位和移动材料,以及操纵东西。

分析数据或信息——通过将信息或数据分解为单独的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

帮助和关心他人——为他人提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人照顾,如同事、客户或病人。

与组织外的人沟通——与组织外的人沟通,代表组织面对客户、公众、政府和其他外部来源。这些信息可以当面、书面、电话或电子邮件交换。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决争端,解决不满和冲突,或以其他方式与他人谈判。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

判断对象、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

进行一般体育活动-进行需要大量使用你的胳膊和腿的体育活动,并移动你的整个身体,如攀登,举重,平衡,行走,弯腰,和处理材料。

检查设备,结构或材料-检查设备,结构或材料,以确定错误或其他问题或缺陷的原因。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计大小、距离和数量;或者决定完成一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

控制机器和过程-使用控制机制或直接的物理活动来操作机器或过程(不包括计算机或车辆)。

档案管理员的荷兰代码图