行政秘书和行政行政助理

职位描述:*通过进行研究,准备统计报告,处理信息请求,以及执行日常行政职能,如准备通信,接待访客,安排电话会议和安排会议,提供高级行政支持。也可以培训和监督较低级别的职员。


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行政秘书和行政行政助理

行政秘书和行政助理的工作:

  • 接听电话,直接给相关人员打电话或留言。
  • *准备发票,报告,备忘录,信件,财务报表和其他文件,使用文字处理,电子表格,数据库或演示软件。
  • 履行一般办公室职责,如订购用品,维护记录管理数据库系统,并执行基本的簿记工作。
  • 准备包含日常询问的信件的回复。
  • 打开、分类和分发收到的信件,包括传真和电子邮件。
  • 准备议程和安排,如协调午餐会,委员会,董事会和其他会议的餐饮。
  • 归档和检索公司文件、记录和报告。
  • 阅读并分析收到的备忘录、意见书和报告,以确定它们的重要性并计划分发。
  • 向来访者打招呼,并决定是否允许他们接触特定的人。
  • 为其他部门提供文书支持。
  • 管理和维护高管的日程安排。
  • 协调和指导办公室服务,如记录,部门财务,预算准备,人事问题,和内务,以帮助主管。
  • 为高管安排出差。
  • 参加会议并记录会议记录。
  • *进行研究,汇编数据,并准备文件供高管,委员会和董事会审议和介绍。
  • 审查操作实践和程序,以确定是否可以在工作流程、报告程序或支出等方面进行改进。
  • 编制、抄录和分发会议记录。
  • 监督和培训其他文员,通过安排培训或组织培训材料来安排员工培训。
  • 代表高管、委员会和董事会与个人、特殊利益集团和其他人会面。
  • 解释员工的行政和操作政策和程序。
  • 处理工资信息。
  • 建立和监督办公室或组织的行政政策和程序。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或当面向主管、同事和下属提供信息。

建立和维护人际关系-与他人建立建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

获取信息——观察、接收和从所有相关来源获取信息。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来确定优先级、组织和完成你的工作。

与组织外的人沟通——与组织外的人沟通,代表组织面对客户、公众、政府和其他外部来源。这些信息可以当面、书面、电话或电子邮件交换。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

使用计算机-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)来编程,编写软件,设置功能,输入数据或处理信息。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

更新和使用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到你的工作中。

处理信息-编译、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似点,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

记录/记录信息—以书面或电子/磁形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,以选择最佳解决方案并解决问题。

帮助和关心他人——为他人提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人照顾,如同事、客户或病人。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

评估信息以确定是否符合标准——使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

协调他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决争端,解决不满和冲突,或以其他方式与他人谈判。

为公众表演或直接与公众合作-为公众表演或直接与公众打交道。这包括在餐馆和商店为顾客服务,接待客户或客人。

判断对象、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

分析数据或信息——通过将信息或数据分解为单独的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

处理和移动物体-使用手和手臂来处理,安装,定位和移动材料,以及操纵东西。

监控和控制资源——监控和控制资源,监督资金的支出。

指导和发展他人——确定他人的发展需求,指导、指导或以其他方式帮助他人提高知识或技能。

制定目标和战略——建立长期目标,并详细说明实现这些目标的战略和行动。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计大小、距离和数量;或者决定完成一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

行政秘书和行政助理荷兰代码表