文件管理专员

职位描述:实施和管理企业范围内的文档管理系统和相关程序,允许组织捕获、存储、检索、共享和销毁电子记录和文档。


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文件管理专员

文档管理专家做什么:

  • 协助评估、采购或部署新的电子文档管理系统。
  • 进行需求评估,以确定部门或最终用户的文件管理需求。
  • 通过回顾当前的文献,与同事交谈,参加教育项目,参加会议或研讨会,或参加专业组织或会议,跟上文档管理技术和技术的发展。
  • 提出改进内容管理系统功能的建议。
  • 协助确定文档管理政策,以促进对电子内容的高效、合法和安全访问。
  • 协助开发文档或内容分类分类法,以促进信息捕获、搜索和检索。
  • 根据安全级别、功能和元数据等特征对文档或其他电子内容进行识别和分类。
  • 与其他信息技术专家合作,实施电子文档处理、检索和分发系统。
  • 就访问电子内容的问题与最终用户协商。
  • 开发、记录或维护标准、最佳实践或系统使用过程。
  • 监督监管活动,以保持符合记录和文件管理法律。
  • 准备并记录正式文件的变更,并与法务和合规管理人员(包括全企业范围内的记录管理人员)确认变更。
  • 为文档管理系统的最终用户准备支持文档和培训材料。
  • 开发或配置文档管理系统功能,如用户界面、访问概要文件和文档工作流程。
  • 搜索电子资源,如数据库或存储库,或手动来源的信息。
  • 使用成像设备和文档成像软件执行扫描或其他自动化数据输入程序。
  • 对系统性能数据进行分析、解释或传播。
  • 对文档处理、复制、分发、存储或存档进行安全监视。
  • 编写、审查或执行测试新的或已建立的文档管理系统的计划。
  • 为新的或拟议的内容管理系统记录技术功能和规范。
  • 管理文件和系统的访问权限和修订控制,确保系统的安全性和主文件的完整性。
  • 操作数据捕获技术,将数字化文档导入文档管理系统。
  • 从存储库检索电子资产以分发给用户,如有必要,收集并返回存储库。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

使用计算机-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)来编程,编写软件,设置功能,输入数据或处理信息。

评估信息以确定是否符合标准——使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

获取信息——观察、接收和从所有相关来源获取信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或当面向主管、同事和下属提供信息。

记录/记录信息—以书面或电子/磁形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

处理信息-编译、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,以选择最佳解决方案并解决问题。

建立和维护人际关系-与他人建立建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

更新和使用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到你的工作中。

分析数据或信息——通过将信息或数据分解为单独的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似点,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来确定优先级、组织和完成你的工作。

制定目标和战略——建立长期目标,并详细说明实现这些目标的战略和行动。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

向他人提供咨询和建议——就技术、系统或过程相关的主题向管理层或其他团队提供指导和专家建议。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

协调他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

培训和指导他人——识别他人的教育需求,开发正式的教育或培训项目或课程,并教授或指导他人。

指导和发展他人——确定他人的发展需求,指导、指导或以其他方式帮助他人提高知识或技能。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

与组织外的人沟通——与组织外的人沟通,代表组织面对客户、公众、政府和其他外部来源。这些信息可以当面、书面、电话或电子邮件交换。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计大小、距离和数量;或者决定完成一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

判断对象、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

销售或影响他人——说服他人购买商品或商品,或以其他方式改变他们的想法或行动。

指导、指导和激励下属——为下属提供指导和指导,包括制定绩效标准和监督绩效。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决争端,解决不满和冲突,或以其他方式与他人谈判。

监控和控制资源——监控和控制资源,监督资金的支出。

人员配置组织单位-招聘,面试,选择,雇用和提升员工在一个组织。

文件管理专家的荷兰代码图