函件职员职业

职位描述:撰写信函或电子信函,以回复有关商品、损害索赔、信用和其他信息、逾期帐户、不正确的帐单或不满意的服务的请求。职责可能包括收集资料,制定答复和准备信件。


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函件职员职业

函件员的工作:

  • 收集与特定问题相关的记录,审查它们的完整性和准确性,并在必要时将记录附在通信中。
  • 根据记录整理数据,编制定期报告。
  • 将信件发送至其他部门进行回复。
  • 阅读收到的信件,以确定作者所关注的问题的性质,并决定信件的处置。
  • 准备文件和通信,如损害索赔,信贷和账单查询,发票,和服务投诉。
  • 维护文件和控制记录以显示通信活动。
  • 回复有关商品请求、损坏索赔、信用信息请求、逾期账户、不正确的账单或不满意的服务等事宜的信函。
  • 给发送信件的人打感谢信。
  • 在信件中对要求或问题进行完整的回复。
  • 与公司人员商讨是否可以满足作者的要求。
  • 确保所收款项已妥善记录及保管。
  • 处理通信中所要求的货物订单。
  • 检查信件的格式和排版的准确性,将信息整理成规定的格式,并附上正确的副本数量,并提交给授权官员签字。
  • 对管理规则和规章给出清晰和简明的解释。
  • 为客户编制与特殊产品生产有关的资料。
  • 准备以挂号信装运的记录。
  • 计算提供给请求者的记录费用,并写信要求付款。
  • 将完整的文件交给打字员以最终形式打字,并指导打字员有关事项,如格式、地址、收件人和所需的副本数量。
  • 撰写要求医疗信息和记录的信函。
  • 根据法律法规,响应内外部发布病历信息、复制病历、选择性摘录的要求。
  • 获得获取所需医疗信息的书面授权。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

使用计算机-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)来编程,编写软件,设置功能,输入数据或处理信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或当面向主管、同事和下属提供信息。

获取信息——观察、接收和从所有相关来源获取信息。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来确定优先级、组织和完成你的工作。

与组织外的人沟通——与组织外的人沟通,代表组织面对客户、公众、政府和其他外部来源。这些信息可以当面、书面、电话或电子邮件交换。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

处理信息-编译、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

记录/记录信息—以书面或电子/磁形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,以选择最佳解决方案并解决问题。

建立和维护人际关系-与他人建立建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决争端,解决不满和冲突,或以其他方式与他人谈判。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

更新和使用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到你的工作中。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似点,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

评估信息以确定是否符合标准——使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

分析数据或信息——通过将信息或数据分解为单独的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

制定目标和战略——建立长期目标,并详细说明实现这些目标的战略和行动。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

培训和指导他人——识别他人的教育需求,开发正式的教育或培训项目或课程,并教授或指导他人。

为公众表演或直接与公众合作-为公众表演或直接与公众打交道。这包括在餐馆和商店为顾客服务,接待客户或客人。

帮助和关心他人——为他人提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人照顾,如同事、客户或病人。

判断对象、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

向他人提供咨询和建议——就技术、系统或过程相关的主题向管理层或其他团队提供指导和专家建议。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计大小、距离和数量;或者决定完成一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

协调他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

指导和发展他人——确定他人的发展需求,指导、指导或以其他方式帮助他人提高知识或技能。

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