文件管理专员职业生涯

职位描述:实施和管理企业范围内的文档管理系统和相关程序,使组织能够捕获、存储、检索、共享和销毁电子记录和文档。


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文件管理专员职业生涯

文档管理专家的工作:

  • 协助评估、获取或部署新的电子文件管理系统。
  • 进行需求评估,以确定部门或最终用户的文档管理需求。
  • 通过回顾当前文献、与同事交谈、参加教育项目、参加会议或研讨会、或参加专业组织或会议,及时了解文档管理技术和技术的发展。
  • 提出改进内容管理系统功能的建议。
  • 协助确定文件管理政策,以促进对电子内容的有效、合法和安全访问。
  • 协助文档或内容分类分类法的开发,以促进信息捕获、搜索和检索。
  • 根据安全级别、功能和元数据等特征对文档或其他电子内容进行识别和分类。
  • 与其他信息技术专家合作,实施电子文档处理、检索和分发系统。
  • 就获取电子内容的问题与最终用户协商。
  • 开发、记录或维护标准、最佳实践或系统使用程序。
  • 监督监管活动,保持符合记录和文件管理法律。
  • 准备和记录官方文件的变更,并与法律和合规管理人员(包括企业范围内的记录管理人员)确认变更。
  • 为文档管理系统的最终用户准备支持文档和培训材料。
  • 开发或配置文档管理系统特性,如用户界面、访问配置文件和文档工作流过程。
  • 搜索电子资源,如数据库或存储库,或手动资源获取信息。
  • 使用成像设备和文档成像软件,执行扫描或其他自动数据输入程序。
  • 分析、解释或传播系统性能数据。
  • 对文件处理、复制、分发、储存、归档等实施安全监督。
  • 编写、评审或执行测试新的或已建立的文件管理系统的计划。
  • 为新的或提议的内容管理系统记录技术功能和规范。
  • 管理文件和系统的访问权限和修订控制,以确保系统的安全性和主文件的完整性。
  • 运用数据采集技术,将数字化文档导入文档管理系统。
  • 从存储库中检索电子资产以分发给用户,如有必要,收集并返回存储库。

哪些工作活动是最重要的?

重要性 活动

使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)进行编程、编写软件、设置功能、输入数据或处理信息。

评估信息以确定是否符合标准——使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

获取信息——观察、接收并从所有相关来源获取信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面形式、电子邮件或亲自向主管、同事和下属提供信息。

文件化/记录信息-以书面或电子/磁性形式输入、转录、记录、存储或维护信息。

信息处理-编译、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,以选择最佳解决方案和解决问题。

建立和维护人际关系——与他人建立建设性和合作性的工作关系,并长期保持这种关系。

更新和使用相关知识——在技术上保持最新,并将新知识应用到你的工作中。

分析数据或信息-通过将信息或数据分解成单独的部分来识别信息的基本原理,原因或事实。

识别对象、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似性以及检测环境或事件中的变化来识别信息。

组织、计划和安排工作的优先次序——制定具体的目标和计划来安排、组织和完成你的工作。

制定目标和策略-制定长期目标,并指定实现这些目标的策略和行动。

执行管理活动——执行日常管理任务,如维护信息文件和处理文书工作。

向他人提供咨询和建议-就技术、系统或过程相关主题向管理层或其他团体提供指导和专家建议。

为他人解释信息的含义-翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

协调他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

培训和教导他人——确定他人的教育需求,制定正式的教育或培训计划或课程,并教导或指导他人。

指导和发展他人——确定他人的发展需求,并指导、指导或以其他方式帮助他人提高他们的知识或技能。

监控过程、材料或环境-监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

安排工作和活动——安排事件、计划和活动,以及其他人的工作。

与组织外人员沟通——与组织外人员沟通,向顾客、公众、政府和其他外部来源代表组织。这些信息可以面对面、书面或通过电话或电子邮件交换。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计大小、距离和数量;或确定执行工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

判断物体、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

销售或影响他人-说服他人购买商品/商品或以其他方式改变他们的想法或行动。

指导、指导和激励下属——为下属提供指导和方向,包括设定绩效标准和监督绩效。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决纠纷,解决不满和冲突,或与他人进行其他谈判。

监视和控制资源——监视和控制资源,监督资金的使用。

组织单位人员配置-在组织中招聘,面试,选择,雇用和提升员工。

荷兰代码图表文件管理专家